As planilhas foram por muito tempo uma ferramenta útil para a gestão de informações em empresas.
No entanto, com o avanço da tecnologia e a chegada da era digital, os sistemas de gestão se tornaram a opção mais adequada para atender às demandas de um negócio.
Neste artigo, vamos explorar 8 razões convincentes para você abandonar as planilhas e adotar um sistema de gestão digitalizado.
1. Sistema de gestão integrado para maior eficiência
Uma das principais vantagens de um sistema de gestão é a integração de todos os departamentos da empresa.
Isso torna o cotidiano mais prático e dinâmico, pois todas as informações são atualizadas em tempo real e todos os colaboradores podem acessá-las simultaneamente.
Ao contrário das planilhas, que só podem ser abertas por um usuário por vez, os sistemas de gestão permitem que várias pessoas trabalhem nas demandas ao mesmo tempo, aumentando a produtividade e a colaboração.
Além disso, a integração dos sistemas reduz atividades como troca de e-mails e envio de arquivos, pois todas as informações necessárias estão centralizadas em um único lugar.
Basta fazer uma consulta rápida para ter acesso aos dados desejados. Isso facilita a tomada de decisões e agiliza os processos internos.
2. Automatização de atividades para economia de tempo
Preencher planilhas manualmente pode ser cansativo e demorado. Além disso, a repetição constante dessas tarefas pode levar à perda de concentração dos colaboradores.
Um sistema de gestão automatiza essas atividades, minimizando o fluxo de trabalho e economizando tempo útil que pode ser dedicado a tarefas mais importantes.
Assim são capazes de ler dados de forma inteligente e preencher automaticamente as informações restantes.
Não é mais necessário criar fórmulas complexas para realizar cálculos, o sistema faz isso por você. Isso economiza tempo na criação de planilhas, especialmente aquelas com necessidades mais específicas.
Além disso, a atualização dos dados também acontece de forma automática. As datas são atualizadas automaticamente conforme os dias passam, e os valores são ajustados de acordo com novos registros, como compras ou entradas de mercadorias, por exemplo.
Isso garante maior precisão e agilidade nos processos, evitando erros humanos.
3. Ambiente seguro para proteção dos dados
A segurança dos dados é uma preocupação fundamental para qualquer empresa. Ao adotar um sistema de gestão, é natural que surjam questionamentos sobre a segurança desses ambientes.
No entanto, os sistemas de gestão oferecem recursos modernos e confiáveis para proteger todas as informações da empresa.
O acesso ao sistema é restrito apenas a funcionários autorizados, por meio de login e senha cadastrados.
Isso impede que pessoas não autorizadas possam acessar os dados sensíveis da empresa. Diferentemente das planilhas, que podem ser facilmente abertas e editadas por qualquer pessoa.
Além disso, o sistema de gestão permitem um controle de acesso aos colaboradores, com permissões definidas em diferentes níveis.
Isso significa que determinados conteúdos podem ser restritos e a edição de arquivos pode ser permitida apenas para pessoas específicas. Isso garante um ambiente seguro e controlado para o armazenamento e manipulação de dados.
4. Personalização de acordo com as necessidades do negócio
Cada negócio possui demandas e particularidades específicas. Uma loja de roupas, por exemplo, tem necessidades de controle de informações diferentes de uma prestadora de serviços.
Os sistemas de gestão permitem a personalização de acordo com essas necessidades, atendendo de forma eficiente às demandas de cada empresa.
Antes de implementar um sistema de gestão, é fundamental buscar um prestador que ofereça essa funcionalidade.
O sistema de gestão permite atender às necessidades do seu negócio, tornando-o mais prático e produtivo em relação às planilhas genéricas.
As tarefas mais específicas e complexas do negócio exigem maior controle e esforço no uso das planilhas.
Ao trocar as planilhas por um sistema de gestão personalizado, você obtém mais praticidade e produtividade, além de atender de forma mais eficiente às demandas do seu negócio.
5. Suporte fiscal completo para atender às obrigações legais
O controle fiscal é uma demanda crucial para a regularidade das atividades das empresas. As planilhas não automatizam a geração de documentos fiscais, o que demanda muito esforço por parte dos colaboradores.
Um sistema de gestão moderno oferece um suporte completo para atender a todas as obrigações fiscais.
Com um sistema, é possível ter acesso a todas as informações necessárias para transmitir às autoridades fiscais, como a Receita Federal.
O sistema centraliza os dados fiscais, tornando mais fácil o envio de documentos digitais, como o Sped.
Além disso, a emissão de notas fiscais também é automatizada no sistema de gestão. Documentos como NFC-e, NF-e, NFS-e, CT-e e Cupom Fiscal são emitidos automaticamente na plataforma. Isso garante que todas as negociações sejam registradas e possam ser comprovadas posteriormente.
6. Operação simplificada para facilitar a adaptação
A transição para um software pode ser desafiadora para as empresas. No entanto, os sistemas de gestão possuem uma operação simplificada e prática, facilitando a adaptação dos colaboradores.
Uma das principais vantagens é a automatização de processos, o que reduz a necessidade de interação constante com a plataforma.
A interface do programa é simples e intuitiva, facilitando o uso até mesmo para profissionais menos familiarizados com ambientes digitais.
Na era digital, a maioria dos profissionais já está acostumada a trabalhar com diferentes ambientes tecnológicos.
O sistema de gestão segue essa tendência, tornando o uso mais simples e acessível para todos.
Em pouco tempo, a rotina da empresa estará totalmente adaptada ao uso do sistema.
7. Redução de erros e otimização de tarefas
Erros podem ocorrer em qualquer prática profissional, mas é importante buscar formas de reduzi-los ao máximo.
O uso de um sistema de gestão é uma das melhores maneiras de evitar erros e prejuízos decorrentes deles.
Métodos mais antigos, como o uso de planilhas, tornam as tarefas mais lentas e mecânicas, o que pode levar à perda de foco e a um maior número de erros. Essas tarefas repetitivas também atrapalham a produtividade dos colaboradores.
Com um sistema de gestão, os processos são otimizados, reduzindo os esforços necessários para realizar as tarefas do dia-a-dia.
Isso resulta em uma rotina de trabalho menos cansativa para os colaboradores, que têm mais tempo para se dedicar a outras atividades e cometem menos erros.
Além disso, o retrabalho também é reduzido, tornando o cotidiano mais produtivo e eficiente.
8. Potencialização da competitividade no mercado
Para se destacar no mercado atual, é necessário se adaptar às novas tecnologias e ferramentas disponíveis.
As empresas que buscam resultados de destaque já estão adotando os sistemas de gestão como parte de sua estratégia.
Fazer o mesmo é demonstrar competitividade e estar preparado para competir de igual para igual com os concorrentes.
Conclusão
Como vimos, os sistemas de gestão oferecem recursos que aumentam a produtividade e auxiliam os colaboradores no desenvolvimento das demandas do negócio.
Além disso, eles permitem uma melhor leitura do mercado e um relacionamento mais eficiente com os clientes, fatores fundamentais para potencializar a força de vendas.
O desempenho do trabalho também pode ser mensurado com mais precisão por meio do sistema de gestão, que reúne dados importantes para análise.
Isso possibilita uma avaliação mais profunda do desempenho da empresa e ajuda a direcionar adequadamente os próximos passos do negócio.
A transição de planilhas para um sistema de gestão é essencial para o desenvolvimento da sua empresa.
Os sistemas de gestão substituem integralmente as planilhas e oferecem recursos mais completos, permitindo que você alcance a produtividade desejada, reduza erros e atinja os resultados que almeja
